Nieuws

Zes tips om spookfacturen te herkennen

Regelmatig ontvangen we van relaties facturen om te betalen, waarvan wij signaleren dat het een zogenaamde spookfactuur betreft. Wij ondernemen dan altijd direct actie, maar vaak is het dan moeilijk om onder de aangegane verplichtingen uit te komen doordat de relatie bepaalde documenten getekend heeft.

Teken daarom nooit zonder goed te lezen wát u tekent en heb vooral niet teveel haast. Want ook u kunt ongemerkt slachtoffer worden van spookfacturen.

Om die reden adviseren we u de volgende zes tips van Emedia om spookfacturen te herkennen goed door te nemen.

Wat is een spookfactuur?

Een factuur, vaak voorzien van acceptgiro, die 'spookt' door uw administratie. De afzender blijft vaag. Het bedrag op de factuur is net iets minder dan 300 euro en valt niet op tussen de overige rekeningen. Lees op de site van de Kamer van Koophandel deze voorbeeldbrieven.

1. Houd overzicht
Leg een ordner aan voor al uw correspondentie- en advertentieopdrachten. Maak ook een lijst van alle uitgevers of advertentiebureaus waar u zaken mee doet. Wanneer u dit op een rijtje heeft is de kans op 'fouten' minder groot. De KvK geeft u ook tips voor het advertentiebeleid.

2. Controleer de reputatie
Heeft het aanbiedende bedrijf een smetteloze reputatie of zijn er klachten? Op de website van Fraudemeldpunt.nl kunt u bijvoorbeeld zien hoe bonafide uitgevers werken. En als u het niet vertrouwt: bij de KvK leest u nieuws over werkwijzen en methoden.

3. Lees wat u tekent

Eis van uw medewerkers dat ze de 'beruchte kleine lettertjes' niet overslaan. Maak ze attent op de gevaren van spookfacturen. Een bekend voorbeeld is dat er in de brief verwezen wordt naar eerder contact met collega's. Het kan daarom veilig zijn om één persoon verantwoordelijk te stellen die van alles op de hoogte is.

4. Controleer kwaliteit, formaat en oplage

Kijk of de prijs van de advertentie in verhouding staat tot respectievelijk de bezoekersaantallen van de uitgave of internetgids. Als u het product niet vertrouwt dan kunt u denken om onder meer cijfers te controleren. Die cijfers vindt u bijvoorbeeld bij het Hollands Oplage Instituut, het Nederlands Uitgevers Verbond, Nommedia en de regels van het advertentiewezen vindt u bij Stichting Rota. Teken nooit voor een advertentieplaatsing als men u geen schriftelijke bevestiging wil geven van oplage, verspreidingsgebied en - vooral controleerbare - doelgroep.

5. Accepteer geen haast

Laat u niet opjagen door smoesjes, hoe sneller u de administratie afraffelt hoe meer kans op 'fouten'. Wanneer de drukker moet wachten op akkoord, probeer dan duidelijk te zijn wanneer u, in uw eigen tempo, hierop terug kunt komen.

6. Vraag om een bevestiging

Laat alles wat u toezegt, door de verkopende partij zwart op wit vastleggen en per reguliere post aan u toesturen. Zo kunt u teruggrijpen op eerdere afspraken en heeft u eventueel bewijsmateriaal in handen.

Ik heb toch getekend, wat nu? Stel dat u toch heeft getekend, dan moet u dit op drie verschillende plaatsen melden: de politie, Fraudemeldpunt.nl en de KvK. Zij kunnen helpen om uw geld terug te krijgen en u juridische hulp bieden.