Nieuws

Rol van scholen en Concent in het administratief proces

Wat is de rol van scholen en Concent in het administratieve proces? Op deze vraag willen wij

helderheid geven. In de praktijk lijkt deze rol af en toe minder helder te zijn voor de relaties van

Concent. Deze helderheid willen wij in hoofdlijn geven aan de hand van de volgende punten:

1. Rol van Concent

2. Rol van scholen

3. Ontwikkelingen


Rol van Concent

De dienstverlening van Concent bestaat uit meerdere producten. In dit artikel bedoelen wij met het

administratieve proces de dienstverlening door Concent aan scholen voor primair onderwijs op het

gebied van de financiële administratie en de personeel- en salarisadministratie.

Concent ondersteunt scholen van begroting tot en met de jaarrekening. Concent zorgt voor het

opstellen van basismodellen voor de begroting. In deze meerjarige (vier jaar vooruit) basismodellen

zijn jaarlijkse en meerjarige budgetten opgenomen, personele verplichtingen, inkomsten en

investeringen. Een belangrijk deel van deze modellen wordt door Concent gevuld met gegevens (o.a.

historische gegevens, toekomstige personele verplichtingen, inkomsten, etc.). Via deze modellen

kunnen scholen hun behoeften ingeven voor het nieuwe begrotingsjaar. Door het invullen van hun

wensen ontstaat een confrontatie tussen inkomsten en uitgaven. De financieel adviseur van Concent

gaat met scholen in gesprek met als doel het realiseren van een volledige begroting van de scholen

zelf die door het bestuur dan wel de Raad van Toezicht kan worden vastgesteld.

Na vaststelling van dit document worden de budgetten automatisch doorgevoerd naar de financiële

administratie van de betreffende relatie. Binnen deze budgettaire kaders kunnen budgethouders

uitgaven realiseren.

Concent heeft een volledig gedigitaliseerd betalingssysteem opgezet in samenwerking met een

extern bedrijf. Binnen dit gedigitaliseerde betalingssysteem kunnen geautoriseerde budgethouders

hun facturen paraferen. Proactief kan in het financiële systeem een signalering actief worden

gemaakt op basis waarvan budgethouders automatisch worden geïnformeerd als budgettaire

kaders worden overschreden. Een hele krachtige progressieve tool in de cyclus van planning en

control.

De personele en materiële budgetuitputting kunnen scholen actueel volgen op internet. Voor wat de

personele budgetten betreft informeert Concent zowel over de fte-besteding als de eurobesteding.

In het laatste geval kunnen de scholen een overzicht raadplegen met de ontwikkeling van

loonkosten waar voor het lopende boekjaar een doorrekening wordt gemaakt naar het einde van het

jaar. Voor wat de materiële budgetten betreft zijn onder andere budgetoverzichten beschikbaar

waarmee scholen kunnen zien hoe het verloop van de uitgaven in relatie tot het budget is.

Zowel op bestuursniveau als op schoolniveau kunnen scholen de voortgang van het resultaat volgen.

Deze gegevens zijn zowel voor het lopende jaar als ook per maand beschikbaar.


De financieel adviseur brengt gedurende het jaar standaard een aantal managementrapportages uit.

In deze rapportages wordt een beeld gegeven over de ontwikkeling van het resultaat door een

confrontatie van de inkomsten versus de uitgaven. De medewerker op de financiële administratie

sluit in de voorbereidingen het grootboek af. Door de medewerker worden al die posten opgenomen

die ons bekend zijn. Denk aan de reguliere inkomsten, overige inkomsten die ons bekendgemaakt

zijn, de periodieke uitgaven en overige verplichtingen die ons bekend zijn.

Het is mogelijk om gebruik te maken van maandafsluitingen. Deze maandafsluitingen worden via

onze website vastgezet en zijn ook tot op detailniveau inzichtelijk.


Het resultaat dat in de managementrapportage is opgenomen is een resultaat dat bepaald is op

basis van de informatie waarover Concent zelf beschikt (bekostigingsinformatie, afschrijvingskosten,

periodieke kosten, geprognosticeerde loonkosten) en op de informatie die door de scholen aan

Concent ter beschikking zijn gesteld.

Concent is geen budgethouder. Vaak zijn medewerkers van Concent niet op de hoogte van posten

die zich na vaststelling van de rapportage nog voordoen als baten dan wel kosten. Denk aan facturen

vanuit het verleden, verplichtingen die lopen vanuit processen die ons niet bekend zijn, mutaties met

terugwerkende kracht vanuit het verleden. Wanneer scholen verplichtingen niet hebben

aangegeven voor het opstellen van de managementrapportage, is het minimaal zaak dat deze

posten aan het licht komen bij het bespreken van de managementrapportage door de financieel

adviseur met de eindverantwoordelijke. In de meeste gevallen betreft dit de (centraal) directeur en

de penningmeester (=bestuur is eindeverantwoordelijk) van een school dan wel groep van scholen.


Rol van scholen

Met de scholen en de (centrale) directies wordt de begroting opgesteld. Het is aan de scholen om een

goede inschatting te doen van de te verwachten uitgaven die zich naar verwachting in een

begrotingsjaar gaan voordoen. Via de modellen van Concent hebben scholen een volledige tool

waarmee de relatie tussen inkomsten en zowel jaarlijkse als meerjarige uitgaven, helder is.

In de praktijk zien wij dat directeuren vaak niet scherp hebben hoe de eigen personele inzet zich

verhoudt met wat je als school (binnen de kaders van het vastgestelde beleid) zou mogen inzetten.

Hiervoor is een eenvoudig model beschikbaar vanuit Concent.


Wanneer scholen uitgaven gaan doen via de budgethouders gaat het erom dat scholen goed op de

hoogte zijn van hun budgetten (zowel een GELDMIDDEL als een te behalen DOEL). Via de

informatieverstrekking van Concent is het voor scholen mogelijk om deze personele en materiële

uitgaven te volgen. NB: betreffende de materiële exploitatie kunnen scholen gebruik maken van de

progressieve budgetbewaking: wanneer geactiveerd kunnen scholen niet meer betalen dan wat hen

aan budget is toegekend.


Binnen scholen moeten mechanismen van kracht zijn die er scherp op toezien dat de budgethouders

binnen de grenzen van hun budget blijven. Dit is een taak van de scholen zelf. Concent verschaft het

systeem, scholen zien zelf toe dat zij binnen de kaders blijven. Afhankelijk van de grootte van

scholenclusters is het nodig dat scholen hier zelf personele expertise voor aanwezig hebben die met

een grote frequentie actief zijn binnen de cyclus van planning en control . Scholen kunnen niet alleen

leunen op drie rapportages (=standaard) per jaar vanuit Concent. Dit moet gevoed worden vanuit

een actieve beheersing binnen de scholen zelf, die toeziet op naleving van de begroting maar die ook

op de hoogte is van wat er op financieel gebied binnen de scholen speelt aan mogelijke financiële

verplichtingen. In dit licht speelt dat financieel management niet het primaire vakgebied is van het

overgrote deel van de locatiedirecteuren.


Ontwikkelingen

De afgelopen twee jaar zien wij breeduit een negatieve ontwikkeling van het resultaat en daarmee

het vermogen van scholen. Onder andere de volgende ontwikkelingen zijn van invloed geweest op

deze ontwikkeling:

Actief personeelsbeleid

Actief personeelsbeleid is met name noodzakelijk vanwege krimp. Het is nodig dat scholen

een verantwoorde mix realiseren van tijdelijke en vaste dienstverbanden. Effecten van RDDFplaatsingen

worden pas na één jaar van kracht.

NB: Deze effecten moeten door de scholen direct door vertaald worden naar de

formatieplannen. Houd in deze formatieplannen rekening met ruimte om tegenvallers op te

vangen (uitroosterdagen en ruimere factor voor de werkgeverslasten).

Vergoeding Materiële Instandhouding

De vergoeding Materiële Instandhouding heeft geen gelijke tred met de toename van het

kostenniveau. Gedurende twee jaren is deze vergoeding nagenoeg onveranderd gebleven,

terwijl de kosten zijn toegenomen. Daling in 2010: -0,17%, stijging in 2011: 2%.

Kwaliteit meerjarige investerings- en onderhoudsplannen

De kwaliteit van de meerjarige investerings- en onderhoudsplannen (volledig en juist) zijn van

grote invloed op de liquiditeit en de afschrijvingslasten. Deze blijken in de praktijk vaak

onvoldoende volledig en juist. In dit kader zijn belangrijke thema’s ook de risicoanalyse (o.a.

bepalen bandbreedte van kengetallen) en de liquiditeitsplanning.

Stijging werkgeverslasten

In de begroting voor 2007 werd gerekend met een opslagpercentage van gemiddeld 48%,

terwijl in de modellen van 2011 rekening wordt gehouden met gemiddeld 59%. Dit is een

stijging van 7,5% of 11 procentpunt! Een snelle rekensom leert dat dit bij een brutoloonsom

van H 1 miljoen gaat om H 110K nadeel.

Oorzaken van de stijging liggen met name in: ontwikkeling van de pensioenpremie,

uitlooptoelagen, directietoelagen, ontwikkeling deelname van de BAPO, toename reiskosten

woon-werk in clustersituaties, toename frictiekosten, uitkering dag van de leraar, toename

tijdelijke dienstverbanden, toename ouderschapsverlof.

In dit licht was 2009 op personeel gebied een uitzonderlijk jaar vanwege een stijging van de

werkgeverslasten in het einde van het jaar door een van overheidswege toegepaste correctie

met terugwerkende kracht vanaf begin 2009. Deze correctie kon tot het moment van

toepassing niet berekend worden omdat deze gegevens niet door het Ministerie beschikbaar

waren gesteld. Door het Ministerie is aangegeven dat er in verband met deze correctie een

aanpassing zou plaatsvinden van de vergoeding. Omdat de reguliere vergoeding niet meer

kon worden aangepast, is er een aanpassing geweest van toedeling van de P&A-vergoeding

naar 2009. Deze toedeling is op basis van instructie van de PO-raad voor 2009 te ruim

geweest waardoor de vergoeding voor 2010 te laag uitvalt. Daarbij lijkt de ontwikkeling van

de personeelskosten onvoldoende terug te komen in aanpassingen van de personele

vergoedingen. Hiertoe heeft de PO-raad een onderzoek gedaan.

Bestuur en Management

Het Ministerie heeft een bezuiniging doorgevoerd door het afschaffen van de subsidie

Bestuur en Management. Dit betekent een vermindering van de vergoeding met gemiddeld H

10.000 per school per jaar.

Groeiregeling

Aanpassingen van de groeiregeling worden niet meer op BRIN-niveau gemaakt, maar

worden bepaald op het niveau van de werkgever. Vooral werkgevers die gemiddeld genomen

krimpen (trend!), is dit een forse aderlating (3% van het aantal leerlingen * H 3.000).

Koppeling beleidsproces met financiële proces

Op bestuursniveau is nog vaak geen koppeling van het beleidsproces met het financiële

proces. Dit komt tot uiting doordat de financiële middelen vaak traditioneel verdeeld

worden, zonder echt beleid.

Slot

In het artikel hebben wij in hoofdlijnen de rol van Concent en de rol van scholen beschreven in het

administratieve proces. Belangrijk is te onderkennen dat zowel de scholen als Concent belang

hebben bij een goede planning en control cyclus. Binnen deze cyclus levert Concent een breed

(informatie)systeem en zijn scholen aan zet om, onder gebruikmaking van dit systeem, de planning

en control cyclus vorm te geven. Het is daarbij noodzakelijk dat clusters van scholen financiële

expertise in huis hebben, dan wel extern inhuren, die heel gericht, heel frequent nagaat of de

budgethouders goede invulling kunnen geven aan hun taak.


Waar budgethouders dat niet kunnen, moet actie plaatsvinden zodat de budgethouder in staat is om

zijn rol goed te vervullen. Wanneer daar extra instructie vanuit Concent voor nodig is, verlenen wij

graag onze medewerking. Wanneer a. budgethouders hun rol goed vervullen en b. er gedegen

financieel management in de schoolorganisatie aanwezig is, zullen (clusters van) scholen minder

voor verrassingen komen te staan. Vooral clustersituaties zijn er niet mee door alleen te leunen op

de drie managementrapportages die standaard binnen de administratieve dienstverlening door

Concent worden opgesteld. Deze moeten worden beoordeeld door eigen (ingehuurde) expertise

binnen de scholen om het beeld volledig te maken. Wij zijn van harte bereid hierin mee te denken.


Ter bevordering van de kwaliteit van de financiële rapportages hebben wij de volgende tips:

Peildata 

Maak gebruik van sluitende peildata in de schoolorganisatie. Op deze peildata moeten alle

mutaties t/m een bepaalde periode zijn verwerkt en worden mutaties met terugwerkende

kracht geminimaliseerd.

Budgethouders melden de contactpersoon bij Concent alle bij Concent niet bekende

mutaties (zowel inkomsten als uitgaven) die effect hebben op het resultaat van een af te sluiten verslagperiode.

Bijstellingen budgetten

Maak gebruik van eventuele tussentijdse bijstellingen (maart/april) van de budgetten als

daar vanuit de ontwikkeling van het resultaat aanleiding toe is.

Het voeren van een onderwijsadministratie is een vak apart gelet op de complexiteit van bekostiging

en de verantwoordelijken binnen de schoolorganisaties. Concent heeft voor schoolorganisaties een

goede proceslijn ontwikkeld tegen een heel gunstig tarief. Concent heeft een breed

(informatie)systeem (o.a. Contempus Invoice, ProfitWeb) ter beschikking voor de scholen

gecombineerd met ter zake deskundige medewerkers. Het (informatie)systeem wordt steeds verder

doorontwikkeld (o.a. soft-closing). Dit samenstel van mensen en systemen gecombineerd met goed functionerende budgethouders en gedegen financieel management van de kant van de scholen zien wij als een minimale waarborg voor kwaliteit.

Concent, 15 december 2010