Nieuws

Financieel informatiesysteem nieuwe stijl

Aanleiding
Vanuit en ervaringen van onze relaties met financiële rapportages vanuit Concent en ook eigen ervaringen vanuit de rol van gedetacheerd financieel advies vanuit Concent naar een schoolorganisatie is helder geworden dat een update van het financiële informatiesysteem zou kunnen bijdragen aan beter in- en doorzicht in het verloop van exploitatie en budgetten.

Belangrijkste redenen voor een update zijn:

  1. Huidige structuur van het financiële informatiesysteem kent een tweedeling: de budgettaire structuur van Concent en de EFJ-structuur die wordt voorgeschreven door het Ministerie en die gehanteerd wordt voor het weergeven van exploitatie en balans.
  2. Huidige rapportagesysteem is vooral gericht op het verklaren van het resultaat tot en met de huidige periode. Wens is om de focus te verleggen naar ontwikkeling van het resultaat naar einde van het kalenderjaar onder gebruikmaking van ramingen.
  3. Integratie van financiën en formatie in 1 model.

Op 1 februari heeft een open gesprek plaatsgevonden met een 5-tal grote schoolorganisaties. In dit gesprek hebben wij de hoofdrichting besproken voor het realiseren van een nieuwe structuur mede aan de hand van een door Concent opgestelde blauwdruk. De hoofdrichting zou moeten voorzien in het realiseren van een systeem waarbij integratie plaatsvindt van budgetten en rapportage van exploitatie via het EFJ-model inclusief ontwikkeling van formatie waarbij het model zo is ingericht dat de focus ligt op resultaatontwikkeling naar einde van het kalenderjaar.

De relaties waren unaniem enthousiast over de geschetste koers. In vervolg op dit gesprek is een planning gemaakt aan de hand waarvan de nieuwe structuur tot ontwikkeling is gebracht.

Uitwerking
Vanaf medio februari 2017 heeft Concent de nieuwe structuur uitgewerkt waardoor er een nieuw managementrapportagemodel is ontstaan die via en een ‘rijk’ Excelmodel beschikbaar komt voor de relaties en ook op delen gewoon online raadpleegbaar is voor scholen via de eigen persoonlijke pagina via InSite. Voor wat het verloop van de budgetten betreft hebben wij in hoofdlijn aangesloten bij de huidige wijze van beschikbaar stellen van budgetinformatie via InSite. Dit werd op 1 februari jl onder andere als een kritische succesfactor benoemd.

Om een goede aansluiting te krijgen met de EFJ-structuur zijn nieuwe budgetgroepen gemaakt. Hierdoor komen de huidige (JOL, JIT, REF, etc) te vervallen.

De nieuwe budgetgroepen zijn de volgende:

  1. Budget PL: Budget personeel
  2. Budget HV: Budget huisvesting
  3. Budget AB: Budget administratie, beheer en bestuur
  4. Budget IA: Budget inventaris en apparatuur
  5. Budget LM: Budget leermiddelen
  6. Budget OK: Budget overige organisatiekosten
  7. Budget IG: Budget investering gebouwen
  8. Budget II: Budget investering IT
  9. Budget IL: Budget investering leermiddelen
  10. Budget IM: Budget investering meubilair
  11. Budget OB: Budget ouderbijdrage
  12. Budget PM: Budget privaat
  13. Budget AL : Budget afschrijving leermiddelen
  14. Budget AI: Budget afschrijving IT
  15. Budget AM: Budget afschrijving meubilair
  16. Budget AG: Budget afschrijving gebouwen

De nieuwe structuur heeft ook impact op de begrotingsmodellen. Momenteel leggen wij de laatste hand aan aanpassing van de begrotingsmodellen die wij ook laten aansluiten op deze nieuwe structuur.

Overgang
Wij hebben momenteel een 3-tal relaties volledig omgezet naar de nieuwe structuur. Bij het uitbrengen van managementrapportages maken wij vanaf de eerste voorjaarsrapportages 2017 voor alle relaties ook gebruik van de nieuwe modellen. Zoals het er nu uitziet zouden wij de overstap integraal voor alle relaties kunnen maken per 1 oktober aanstaande. Vanuit Concent zullen wij zorgen voor een passende informatievoorziening waardoor alle huidige gebruikers op de hoogte worden gesteld van de veranderingen. De eerste ervaringen leren ons dat het model er als zoete koek ingaat.

Voor vragen over het nieuwe systeem en de uitrol daarvan kunt u contact leggen met uw eigen financieel adviseur.