Registratie zakelijke kilometers InSite in verband met ‘Werkgebonden personenmobiliteit’

In AFAS-InSite is de registratie van zakelijke kilometers ‘registratie-proof’ gemaakt om te kunnen voldoen aan de verplichting om jaarlijks een rapportage aan het RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) te kunnen leveren in het kader van de zogeheten ‘Werkgebonden personenmobiliteit’. Naast het soort vervoersmiddel moet bij declaratie van dienstreizen ook de soort brandstof opgegeven worden. Er waren tot nu verschillende buttons in gebruik in AFAS-InSite. Dit gaat met ingang van 1 juli 2024 veranderen. Er blijft één button Dienstreizen over. Deze kan zowel gebruikt worden voor een enkele dienstreis als voor meerdere dienstreizen. Mochten werknemers meerdere dienstreizen tegelijk willen declareren, dan kan dit voorlopig alleen via AFAS-InSite. Helaas biedt AFAS deze mogelijkheid nog niet in de AFAS Pocket-app.

 

Dienstreizen kunnen vanaf 1 juli 2024 dus uitsluitend via AFAS-InSite of via de AFAS Pocket-app aangeleverd worden. De aanpassing in AFAS-InSite zal vanaf 17 juni 2024 actief zijn.

VOG-kinderopvang vanaf 1 juli 2024 ook geldig in primair onderwijs

 

Dit schrijft de minister voor Primair en Voortgezet Onderwijs mede namens de minister van SZW in de brief Stand van zaken rond de Verklaring Omtrent het Gedrag in het primair en voortgezet onderwijs.

 

Op dit moment hebben medewerkers die zowel in het primair onderwijs werken als in de kinderopvang nog twee aparte VOG’s nodig. Dit betekent extra administratieve en financiële lasten, terwijl een VOG-kinderopvang een minstens even zwaar screeningsprofiel heeft als een VOG-onderwijs.

 

Instemming werkgever primair onderwijs vereist
Vanaf 1 juli 2024 is een VOG-kinderopvang ook geldig in het primair onderwijs, zodat werknemers met deze VOG-kinderopvang kunnen volstaan. Hiervoor is het wel nodig dat de basisschool ermee akkoord gaat dat de werknemer alleen een VOG-kinderopvang heeft en niet ook nog een VOG voor het primair onderwijs. Het staat scholen vrij om hierin zelf een eigen afweging te maken.

Daarnaast mag een VOG-kinderopvang bij aanvang van het werk in het primair onderwijs niet ouder zijn dan zes maanden. Voor overblijfkrachten mag de VOG-kinderopvang bij aanvang van het werk niet ouder zijn dan twee maanden.

 

Bron: Ministerie OCW

Plan ABP-pensioenregeling 2027 vastgesteld

Sociale partners uit de overheids- en onderwijssectoren hebben het zogenaamde transitieplan formeel vastgesteld. In het transitieplan staan de afspraken voor de nieuwe ABP-pensioenregeling per 2027, maar ook over de wijze waarop de huidige pensioenregeling wordt omgezet naar de nieuwe pensioenregeling. Er is naast dit plan ook een toegankelijke samenvatting opgesteld waar deze afspraken in terug te lezen zijn.

 

Begin maart is de conceptversie van het transitieplan al gepubliceerd. Dit is nu verder aangevuld naar aanleiding van het wettelijk hoorrecht van de gepensioneerdenverenigingen. De achterbanraadpleging van de vakbonden vindt momenteel plaats aan de hand van de formeel vastgestelde versie van het transitieplan. Naar verwachting bieden sociale partners het definitieve transitieplan begin juli 2024 aan ABP aan. Op deze manier heeft ABP voldoende tijd heeft voor een zorgvuldige implementatie.

 

De PO-Raad werkt bij de gesprekken over de ABP-pensioenregeling namens het primair onderwijs samen met de andere organisaties voor de decentrale overheden en de onderwijssectoren in de Stichting Zelfstandig Publieke Werkgevers (ZPW).

 

Bron: PO-Raad

Werkgebonden personenmobiliteit

Wat houdt de regeling in?
Voor 1 juli 2025 moeten werkgevers die meer dan 100 medewerkers in dienst hebben en die elk meer dan 20 uur per maand werken, rapporteren over het zakelijke verkeer én het woon-werkverkeer van de medewerkers vanaf 1 juli 2024. Voor de periode 01-07-2024 tot en met 31-12-2024 is een halfjaarsrapportage verplicht en na dit jaar moet er voor een heel jaar gerapporteerd worden. Deze verplichte registratie komt voort uit het klimaatakkoord, waarbij afgesproken is dat de C02-uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit in 2030 met 1 megaton moet worden zijn afgenomen.

 

Wat moet worden aangeleverd?
Voor onderstaande onderdelen is het verplicht het jaartotaal van de gereden kilometers per vervoersmiddel aan te geven.

  • Zakelijk – lease en/of eigen wagenpark
  • Zakelijk – mobiliteitsdienstverleners
  • Zakelijk – declaraties
  • Woon-werk mobiliteit

 

Meer informatie is te vinden via de volgende link : https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm

 

Hoe helpt Concent de bij haar aangesloten schoolorganisaties?
AFAS heeft een aantal tools beschikbaar gesteld die Concent 1-1 zal gebruiken voor de verplichte gegevenslevering. Concent biedt deze tools via InSite aan zodat de schoolorganisaties hiermee de levering zelf kunnen doen.

 

Zakelijke kilometers:
Concent is bezig om de registraties van zakelijke kilometers via InSite ‘registratie-proof’ te maken. Wellicht is al opgemerkt dat er een vervoersmiddel gekozen moet worden en het soort brandstof bij het invoeren van een declaratie voor zakelijke kilometers. Deze optie wordt op dit moment bij alle relaties ingebouwd en is voor 1 juli 2024 actief. Deze input kan gebruikt worden voor de uiteindelijke rapportage. Voorwaarde hiervoor is wel dat alle zakelijke kilometers verwerkt worden via InSite dan wel de AFAS PocketApp. Het is dus belangrijk dat de declaraties van zakelijke kilometers nu al via de nieuwe werkwijze plaatsvindt en dat vanaf 1 juli de declaraties van zakelijke kilometers altijd via dit kanaal gaan.

 

Eigen wagenpark:
Voor leaseauto’s en voor een eigen wagenpark heeft AFAS een overzicht waarin gemaakte jaarkilometers per vervoersmiddel en brandstof kunnen worden ingevuld. De kilometerstand kan opgevraagd worden bij de leasemaatschappij en ingelezen worden. Ook kan gebruik worden gemaakt van een workflow in InSite die door eigen medewerkers wordt ingevuld. Deze kilometerstand wordt later gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage.

 

Woon-werk mobiliteit:
Voor woon-werk mobiliteit gaat Concent gebruikmaken van een enquêtemodel dat in het najaar via InSite beschikbaar komt. Met deze enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. Er is een minimaal aantal respondenten nodig dat wordt bepaald op basis van de grootte van de organisatie. De berekening voor de eigen organisatie is te vinden in de handreiking van het RVO https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm. De scholen zijn zelf verantwoordelijk voor deze respons.

 

De resultaten
Als in 2025 de rapportage wordt afgesloten, wordt alle informatie op de vier verschillende onderdelen samengevat per vervoersmiddel. Gegevens van individuele medewerkers zijn niet meer zichtbaar. De resultaten moeten vervolgens ingevuld worden op de site van het RVO. Hiervoor is eHerkenning (minimaal niveau 2+) nodig.

 

Wat verwacht Concent van de schoolorganisaties die verplicht moeten rapporteren?
Schoolorganisaties kunnen voor 1 juni 2024 aan Concent doorgeven van welke methodiek zij gebruik willen maken. Daarbij is het nodig opgave te geven van:

  • gebruik van een eigen wagenpark/lease voertuigen?
  • gebruik van mobiliteitsdiensten?
  • gebruik van de door Concent geboden enquête-functionaliteit?
  • gebruik van uitzonderingen waarvoor in InSite in de workflow-profielen aanpassingen moeten worden gemaakt?

 

Daarbij is het nodig te weten dat scholen voor 1 juni 2024 aan Concent (via v.vangelder@concent.nl) doorgeven welke medewerkers de rapportage moeten kunnen inzien en/of bewerken en intern verantwoordelijk zijn voor dit project. De AFAS-modellen zal Concent kosteloos ter beschikking stellen.

 

Volledig loon bij vakantie tijdens ziekte

Zoals we eerder gecommuniceerd hebben, heeft in december 2001 het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ) een uitspraak gedaan die gevolgen kan hebben voor werkgevers en werknemers in geval van ziekte.

 

Het HvJ sprak uit dat zieke werknemers die vakantie opnemen tijdens die vakantie 100% van hun loon doorbetaald moeten krijgen. Het ging om een werknemer die in zijn tweede ziektejaar 70% doorbetaald kreeg over de uren die hij ziek was en 100% over de uren die hij inmiddels weer aan het werk was. De man nam vakantie op en kreeg tijdens die vakantie ook deels 70% en deels 100% doorbetaald. Het HvJ sprak uit dat dat onjuist is en dat de man over alle vakantieuren 100% van zijn loon moest krijgen. 

 

Ook in het onderwijs komt dit veelvuldig voor, dat (gedeeltelijk) zieke werknemers vakantie opnemen. Uit eerdere jurisprudentie was al duidelijk dat die medewerkers hun normale loon moeten krijgen tijdens vakantie en met de uitspraak van het HvJ is dit definitief bevestigd.

 

Wat betekent dit voor zieke medewerkers in het onderwijs? Dat kan per situatie verschillen. Soms neemt een werknemer tijdens ziekte geen vakantie op en krijgt hij in het tweede ziektejaar 70% doorbetaald. Neemt een werknemer echter wél vakantie op, dan moet over die vakantieuren dus 100% van het loon betaald worden. Tegelijk geldt dan ook dat die vakantiedagen in mindering worden gebracht op het vakantiesaldo van de werknemer. 

 

Soms wordt een zieke medewerker na twee jaar ontslagen. Heeft de medewerker tijdens ziekte geen of minder vakantie opgenomen, dan krijgt hij zijn openstaande vakantiedagen (voor zover niet vervallen) bij einde dienstverband alsnog uitbetaald, tegen het normale salaris zonder korting. 

 

Voor het onderwijsgevend personeel wordt er vaak vanuit gegaan dat iemand automatisch vakantie opneemt tijdens de schoolvakanties. Dat is tijdens ziekte echter zeker niet automatisch het geval. Formeel moet de werknemer vakantieverlof aanvragen en de werkgever verleent vervolgens het verlof (of niet, als daar zwaarwegende redenen voor zijn). Omdat het aanvragen en verlenen van vakantieverlof in het onderwijs meestal geen staande praktijk is, doen werkgevers er goed aan met hun zieke medewerkers nadrukkelijk af te spreken of de werknemer al dan niet vakantie opneemt in de schoolvakanties. 

 

Daarbij geldt voor een werknemer die volledig ziek is dat vakantie opnemen soms simpelweg niet gaat, vanwege de ziekte. Het is afhankelijk van de situatie van de werknemer of hij in staat is om vakantie te genieten. Voor een gedeeltelijk zieke medewerker ligt dit anders, hij zal in elk geval vakantie op moeten nemen voor de uren die hij werkt. Maar neemt hij ook vakantie op voor de uren dat hij ziek is, dan krijgt hij voor die uren dus ook 100% van zijn loon. 

 

Het feit dat een zieke medewerker tijdens vakantie 100% van zijn loon ontvangt, maakt niet dat de medewerker gedurende die periode hersteld is. De ziekteperiode wordt dan ook niet onderbroken. De uitspraak van het HvJ heeft dan ook geen gevolgen voor het doorlopen van de wachttijd van 104 weken voor een WIA-uitkering of de duur van het ontslagverbod bij ziekte. 

 

Heeft u een zieke medewerker die langer dan een jaar ziek is en die vakantiedagen opneemt? Laat het ons dan meteen weten, dan kunnen wij het juiste salaris aan de betreffende medewerker betalen. Horen wij niets van u? Dan gaan wij ervan uit dat de medewerker geen vakantie opneemt en blijft de loonbetaling van 70% gewoon doorlopen.

Inzage goedgekeurde declaraties AFAS PocketApp

Afhankelijk van de rol die een gebruiker heeft is op de persoonlijke pagina het overzicht ‘Exploitatie’ beschikbaar als onderdeel van de financiële overzichten op InSite. Dit overzicht is op BRIN-niveau verrijkt met inzage in goedgekeurde declaraties die zijn ingediend via de AFAS PocketApp. Onderaan de pagina is per maand een doorklik beschikbaar naar een gespecificeerd overzicht van verwerkte declaraties. De bijbehorende bonnen zijn als bijlage via doorklik beschikbaar.

Aanvullende bekostiging nieuwkomers in PO per 1 juli vanaf eerste schooldag

Vanaf 1 juli 2024 krijgen basisscholen aanvullende bekostiging voor nieuwkomers vanaf de eerste schooldag van kinderen in plaats van de eerste dag dat zij in Nederland aankomen. Daarnaast komt er een tijdelijke regeling aanvullende bekostiging voor scholen met de kleine scholentoeslag als zij nieuwkomerskinderen opvangen. Demissionair ministers Mariëlle Paul (Primair en Voortgezet Onderwijs) en Robbert Dijkgraaf (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) hebben de maatregelen bekendgemaakt in een brief aan de Tweede Kamer. Op dit moment is er voor basisscholen een jaar aanvullende bekostiging vanaf de datum dat kinderen in Nederland aankomen. Maar door de druk op de opvang en het nieuwkomersonderwijs duurt het soms lang voordat kinderen naar school kunnen. Een deel van de aanvullende bekostiging gaat daardoor verloren. Met de nieuwe rekendatum krijgen scholen het hele eerste jaar dat kinderen op school zitten aanvullende bekostiging. 

 

Kleine scholentoeslag
De demissionair ministers maken ook een tijdelijke regeling aanvullende bekostiging met een tegemoetkoming voor scholen die minder bekostiging ontvangen via de kleine scholentoeslag door het opvangen van nieuwkomers. Nu gaat de kleine scholentoeslag namelijk omlaag als er meer leerlingen zijn ingeschreven, ook als het gaat om nieuwkomers.
Het is niet mogelijk om op korte termijn de kleine scholentoeslag structureel aan te passen. Daarom kiezen de ministers nu voor een tijdelijke regeling. Zij nemen de roep van de Tweede Kamer en de sector voor een structurele oplossing mee in de bredere verkenning naar de verbetering van de kleine scholentoeslag. 

 

Bron: PO-Raad

Wijziging van inloggen in AFAS in de week van 22 april 2024

Met de unieke tweecijferige code weet je zeker dat jíj inlogt
Inlogprocedure AFAS Pocket app op AFAS Online aangescherpt met nummerkoppeling

 

Digitale veiligheid is in zekere zin een continu kat-en-muisspel met hackers. Als wij extra beveiligingsmaatregelen nemen, proberen zij die weer te omzeilen. Dat is ook het geval bij tweestapsverificatie. Tot op heden keur je je inlogpoging via de AFAS Pocket App met push notificatie en een groen vinkje goed. In de nieuwe situatie die in de week van 22 april 2024 ingaat, moet je een tweecijferige code invoeren die bij het inloggen wordt gegenereerd. Iets meer werk, maar wel weer een stukje veiliger.

 

 

Maar is er dan iets mis met de huidige inlogprocedure? Als je inlogt met de pushnotificatie zoals we die nu kennen, dan weet je nooit helemaal zeker of het wel echt jouw inlogpoging is. Ben je het wel zelf of is het toch iemand die met jouw gestolen gegevens inlogt?

 

 

Timen van het inlogmoment door hackers
Wanneer een hacker jouw inloggegevens heeft gestolen, kan hij het inloggen proberen te timen, bijvoorbeeld om half 9 ’s morgens. Iemand die standaard rond die tijd inlogt, denkt een eigen inlogpoging goed te keuren en geeft daarmee per ongeluk de hacker toegang in plaats van zichzelf. In het ergste geval realiseer je je dit helemaal niet en doe je een nieuwe poging om vervolgens wel succesvol in te loggen.

 

Tweestapsverificatie bombardement om je in te laten loggen
Een andere methode die wordt gebruikt is het tweestapsverificatie bombardement. Een hacker gaat met jouw gestolen inloggegevens honderden keren kort achter elkaar inloggen. Je wordt daardoor overspoeld met push notificaties in de hoop dat je er toch eentje accepteert om er maar vanaf te zijn. Wanneer ze dit midden in de nacht doen, dan is de kans nog iets groter dat dit lukt. Je wordt er waarschijnlijk wakker van en bent dan niet helemaal scherp of geïrriteerd.

 

Basisbeveiliging aanscherpen op AFAS Online
Door een tweecijferige code te genereren bij het inloggen die je in AFAS Pocket moet invoeren, koppelen we de inlogpoging aan de pushnotificatie. Dan weten we zeker dat je alleen je eigen inlogpoging kunt goedkeuren. Wil je weten hoe het precies werkt? Dat lees je in ons Help-artikel.

 

 

Nieuwe inlogmethode

Oude inlogmethode

 

 

 

We hebben deze extra beveiligingsstap overigens niet zelf bedacht. We letten goed op wat er in de markt gebeurt en hebben geleerd van Microsoft, die deze optie ook aanbiedt. Wanneer je Microsoft Entra ID als identity provider gebruikt, kun je deze inlogmethode dus ook toepassen op AFAS Online zonder dat je AFAS Pocket gebruikt. Met een eigen identity provider bepaal je als organisatie zelf hoe ver je gaat met je beveiliging en hoe je dat inricht. Wanneer je geen eigen identity provider gebruikt en inlogt met AFAS Pocket ontkom je niet aan deze wijziging. 

 

“Wij vinden dat deze maatregel de minimale basis is in de beveiliging van AFAS Online”

 

Zijn we dan helemaal veilig?
In ieder geval veiliger, maar zoals gezegd in het kat-en-muisspel met hackers moeten we altijd op onze hoede zijn. Gelukkig kunnen we zwakheden steeds sneller ontdekken en adequate maatregelen nemen. In de praktijk halen ook hackers steeds alles uit de kast om toch weer een nieuwe achterdeur te vinden. Hierbij blijven wachtwoorden altijd kwetsbaar. Daarom wordt er gewerkt aan de ontwikkeling van passkeys om een wachtwoordloze toekomst te realiseren. Met deze phishingbestendige sleutels behoren wachtwoorden tot de verleden tijd. Maar tot die tijd zorgen we dat je zo veilig mogelijk kunt inloggen met de bestaande inlogmethodes. Deze extra stap met de tweecijferige code helpt daar zeker bij.

 

Bron: AFAS

Verdere stappen naar het nieuwe pensioenstelsel

Door de sociale partners in overheids- en onderwijssectoren zijn de gemaakte afspraken over de ABP-pensioenregeling 2027 verder uitgewerkt in een concept-transitieplan. In het transitieplan staan en de afspraken over de ABP-pensioenregeling 2027 en staat ook verdere uitwerking over het verhuizen van de pensioenafspraken naar het nieuwe pensioenstelsel. Daarnaast wordt ook ingegaan op de (adequate) compensatie voor groepen die nadelige effecten ondervinden van de overstap naar het nieuwe pensioenstelsel. Er is een verkorte versie van het transitieplan beschikbaar via de volgende link: samenvatting.

 

Bron: PO-Raad

Voorlopig resultaat 2023

Het resultaat over kalenderjaar 2023 dat op InSite wordt getoond is een voorlopig resultaat en moet in het licht gehouden worden van de volgende zaken. Concent heeft alle in 2023 gepubliceerde bekostigingsgegevens ingelezen evenals het loonjournaal tot en met december 2023. Medio januari 2024 volgt nog het loonjournaal over de 13e (correctie)periode. In 2024 worden (indien van toepassing) nog beschikkingen afgegeven voor de bekostiging voor nieuwkomers per teldatum 1 oktober 2023 en groeibekostiging per 1 november en 1 december 2023. Daarnaast zullen nagekomen facturen over 2023 nog verwerkt worden en (eventuele) mutaties op voorzieningen.